La regola generale: l'IVA si versa all'emissione, non all'incasso
Nel regime IVA ordinario l'imposta diventa esigibile nel momento in cui l'operazione si considera effettuata, cioè, di norma, con l'emissione della fattura. Non conta quando (o se) il cliente paga. In pratica: emetti la fattura, e alla prima liquidazione periodica (mensile o trimestrale) quell'IVA la devi versare, anche se l'importo è ancora sul suo conto e non sul tuo.
È la ragione per cui una fattura non pagata pesa doppio: non solo non incassi, ma anticipi anche l'IVA di tasca tua. Per fortuna ci sono tre situazioni che cambiano lo scenario: il regime forfettario, la nota di variazione e l'IVA per cassa.
Sei in regime forfettario? Il problema non esiste
Chi è in regime forfettario non addebita l'IVA in fattura: niente IVA incassata significa niente IVA da versare all'Erario. Su questo fronte, quindi, una fattura non pagata non ti costa nulla.
C'è di più: il reddito del forfettario segue il principio di cassa. Una fattura emessa ma non incassata non entra tra i ricavi dell'anno e non paga l'imposta sostitutiva. Se il cliente salda l'anno dopo, quel compenso concorrerà al reddito dell'anno in cui lo ricevi. Tradotto: sui soldi che non hai ancora visto, non versi né IVA né imposta. Il danno di una fattura non pagata, per un forfettario, è solo il mancato incasso, non le tasse.
Come recuperare l'IVA già versata: la nota di variazione (art. 26)
Se sei nel regime ordinario e hai già versato l'IVA su una fattura poi rimasta impagata, lo strumento per riprendertela è la nota di variazione in diminuzione prevista dall'art. 26 del DPR 633/1972. Emettendola, recuperi l'IVA a suo tempo versata. Attenzione però: non è automatica per ogni mancato pagamento. Il recupero per fatture non pagate è ammesso solo se:
- il cliente è soggetto a una procedura concorsuale (per esempio la liquidazione giudiziale, l'ex fallimento, o il concordato preventivo): dal 2021 la nota si può emettere già dalla data di apertura della procedura, senza attenderne la chiusura;
- oppure una procedura esecutiva individuale è rimasta infruttuosa (per esempio un pignoramento che non ha trovato nulla da aggredire).
Fuori da questi casi, cioè per la fattura semplicemente non pagata da un cliente solvibile che prende tempo, l'IVA non si recupera: è un motivo in più per non lasciare che i crediti si accumulino. Quando il presupposto si verifica, la nota va emessa entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all'anno in cui il presupposto è maturato: oltre quella scadenza il diritto decade.
L'IVA per cassa: versare l'imposta solo quando incassi
Se ti capita spesso di incassare in ritardo, esiste un regime opzionale che ribalta la regola generale: l' IVA per cassa(art. 32-bis del DL 83/2012), riservata a chi ha un volume d'affari fino a 2 milioni di euro. Con questa opzione l'IVA sulle tue vendite diventa esigibile quando incassi, non quando emetti la fattura. C'è però un limite: l'imposta diventa comunque dovuta trascorso un anno dall'operazione, a meno che nel frattempo il cliente non sia assoggettato a una procedura concorsuale.
Lo scambio da valutare è questo: rimandi il versamento dell'IVA sulle vendite, ma allo stesso modo puoi detrarre l'IVA sugli acquisti solo quando paghi i fornitori. L'opzione vincola per un triennio, quindi conviene deciderla con il commercialista sulla base di come incassi davvero.
E le imposte sul reddito?
L'IVA è la parte che spaventa di più, ma vale la pena chiarire anche il reddito. Chi lavora come professionista (lavoro autonomo) è tassato per cassa: i compensi non incassati non concorrono al reddito finché non li ricevi. Lo stesso vale, come visto, per il forfettario. Per le imprese in contabilità ordinaria vale invece il principio di competenza: il ricavo è tassato quando matura, e la perdita sul credito non pagato si può dedurre solo a determinate condizioni. In ogni caso, per la tua situazione specifica il riferimento resta il commercialista.
La difesa migliore: non far scadere le fatture
Recuperare l'IVA di una fattura non pagata è complicato e spesso impossibile. Molto più semplice è non arrivarci: un promemoria puntuale appena una fattura scade recupera gran parte dei crediti prima che diventino un problema fiscale. Saldami si collega alle tue fatture, individua quelle scadute e fa partire il sollecito su WhatsApp col tuo tono, fermandosi da solo appena il cliente paga.
Scopri come funziona SaldamiDomande frequenti
Se il cliente non paga la fattura, devo comunque versare l'IVA?
Nel regime IVA ordinario sì: l'IVA diventa esigibile con l'emissione della fattura, non con l'incasso, quindi la versi alla prima liquidazione periodica anche se il cliente non ha ancora pagato. Fanno eccezione chi è in regime forfettario (non addebita IVA) e chi ha optato per l'IVA per cassa, dove l'imposta si versa solo quando incassi.
Un forfettario deve pagare tasse su una fattura non incassata?
No. Il forfettario non addebita l'IVA in fattura, quindi non ha nulla da versare all'Erario. E poiché il reddito segue il principio di cassa, una fattura emessa ma non incassata non entra nei ricavi dell'anno e non paga l'imposta sostitutiva: sarà tassata solo nell'anno in cui verrà effettivamente pagata.
Come recupero l'IVA di una fattura non pagata?
Con una nota di variazione in diminuzione ai sensi dell'art. 26 del DPR 633/1972, che ti permette di recuperare l'IVA già versata. Ma non è automatica per ogni mancato pagamento: serve che il cliente sia soggetto a una procedura concorsuale (per esempio la liquidazione giudiziale) o che una procedura esecutiva individuale sia rimasta infruttuosa. Per una fattura semplicemente non pagata da un cliente solvibile, senza queste condizioni, l'IVA in genere non si recupera.
Cos'è l'IVA per cassa e a chi conviene?
È un regime opzionale (art. 32-bis del DL 83/2012) riservato a chi ha un volume d'affari fino a 2 milioni di euro: l'IVA sulle vendite diventa esigibile al momento dell'incasso, non dell'emissione. In cambio, però, anche l'IVA sugli acquisti la detrai solo quando paghi i fornitori. Conviene a chi incassa spesso in ritardo, ma va valutato con il commercialista perché l'opzione vincola per un triennio.
Entro quando posso emettere la nota di variazione IVA?
Quando il presupposto dipende dal mancato pagamento (procedura concorsuale o esecutiva infruttuosa), la nota va emessa entro il termine di presentazione della dichiarazione IVA relativa all'anno in cui si è verificato il presupposto. È un termine da non perdere: oltre quella scadenza il diritto al recupero dell'IVA decade.
Il professionista con partita IVA ordinaria paga le tasse su quello che non incassa?
Sul reddito no: il lavoro autonomo segue il principio di cassa, quindi i compensi non incassati non concorrono al reddito finché non li ricevi. L'IVA però resta dovuta all'emissione della fattura, salvo l'opzione per l'IVA per cassa. Per le imprese in contabilità ordinaria vale invece il principio di competenza, con il recupero della perdita su crediti solo a certe condizioni.
Riferimenti normativi
- DPR 633/1972, art. 26 (variazioni dell'imponibile e dell'imposta) e art. 6 (momento di effettuazione ed esigibilità) su normattiva.it
- Agenzia delle Entrate: opzione per il regime dell'IVA per cassa (art. 32-bis DL 83/2012) su agenziaentrate.gov.it
- Agenzia delle Entrate: regime forfettario, semplificazioni e adempimenti su agenziaentrate.gov.it
Questa guida ha scopo informativo e non costituisce consulenza fiscale. Le regole su nota di variazione, IVA per cassa e imposte sul reddito hanno molte eccezioni: per il tuo caso concreto rivolgiti al tuo commercialista. Intanto, crea un sollecito di pagamento.