Esempio di sollecito di pagamento: email pronte da copiare
Sei alla ricerca di un esempio di sollecito di pagamento da adattare al tuo caso? Qui sotto trovi i testi pronti da copiare per ogni momento: dal promemoria gentile al primo ritardo, fino all'ultimo avviso prima della messa in mora. Per email, per WhatsApp e in forma di lettera formale. Copi, sostituisci i tuoi dati e invii.
Copia il testo e sostituisci le parti tra parentesi quadre ([nome cliente], [numero], [importo], [IBAN]...) con i tuoi dati. Vuoi saltare questo passaggio? Il generatore di solleciti li compila per te e calcola anche gli interessi.
Email1º sollecito
Promemoria gentile
Pochi giorni dopo la scadenza. Dai per scontata la buona fede: quasi sempre è solo una svista.
Oggetto
Promemoria: fattura n. [numero] da saldare
Gentile [nome cliente],
le scrivo solo per un rapido promemoria: la fattura n. [numero] del [data fattura], di [importo], risulta a oggi non ancora saldata (scadenza [data scadenza]).
Immagino sia semplicemente sfuggita. Le lascio qui i riferimenti per il pagamento:
IBAN: [IBAN]
Causale: Fattura n. [numero]
Se ha già provveduto, non tenga conto di questo messaggio e la ringrazio. Per qualsiasi dubbio sulla fattura resto a disposizione.
Un cordiale saluto,
[il tuo nome / la tua attività]
Email2º sollecito
Sollecito formale con scadenza
Se il promemoria resta senza risposta: più fermo, con un termine preciso (di solito 7 giorni).
Oggetto
Sollecito di pagamento - fattura n. [numero]
Gentile [nome cliente],
torno a scriverle in merito alla fattura n. [numero] del [data fattura], di [importo], scaduta il [data scadenza] e a oggi non ancora saldata.
Non avendo ricevuto riscontro al precedente promemoria, la invito a provvedere al pagamento entro e non oltre 7 giorni dalla presente, tramite:
IBAN: [IBAN]
Causale: Fattura n. [numero]
Se il pagamento è già stato effettuato, o se vi sono elementi da chiarire sulla fattura, la prego di contattarmi così da risolvere la questione.
In attesa di un suo riscontro, cordiali saluti.
[il tuo nome / la tua attività]
Email3º sollecito
Ultimo avviso prima della messa in mora
L'ultimo passo bonario. Annuncia le conseguenze in modo chiaro ma professionale, senza minacce.
Oggetto
Ultimo avviso prima della messa in mora - fattura n. [numero]
Gentile [nome cliente],
nonostante i precedenti solleciti, la fattura n. [numero] del [data fattura], di [importo], scaduta il [data scadenza], risulta ancora non pagata.
Con la presente la invito per l'ultima volta a saldare l'importo dovuto entro 7 giorni dal ricevimento di questa email. Decorso inutilmente tale termine, sarò costretto a procedere con la formale costituzione in mora ai sensi dell'art. 1219 c.c. e con le azioni per il recupero del credito, con addebito degli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002 e dei relativi costi.
Confido ancora in una definizione bonaria della questione e resto a disposizione.
Distinti saluti,
[il tuo nome / la tua attività]
PEC o raccomandata A/RMessa in mora
Lettera di costituzione in mora
L'atto formale, da inviare via PEC o raccomandata A/R: fa decorrere gli interessi e interrompe la prescrizione.
[luogo], [data]
Spett.le [nome cliente]
[indirizzo o PEC del cliente]
Oggetto: Costituzione in mora - fattura n. [numero] del [data fattura]
Con la presente, io sottoscritto/a [il tuo nome / la tua attività], P. IVA [tua partita IVA], La costituisco formalmente in mora ai sensi dell'art. 1219 del Codice civile per il mancato pagamento della fattura n. [numero] del [data fattura], dell'importo di [importo], scaduta il [data scadenza].
La invito pertanto a corrispondere l'importo dovuto, oltre agli interessi di mora ai sensi del D.Lgs. 231/2002 e al risarcimento forfettario di 40 euro per i costi di recupero, entro e non oltre 15 giorni dal ricevimento della presente, mediante bonifico sull'IBAN [IBAN].
In difetto, mi vedrò costretto ad agire nelle sedi opportune per il recupero coattivo del credito, con ogni conseguente aggravio di spese a Suo carico.
La presente vale altresì quale atto interruttivo della prescrizione ai sensi dell'art. 2943 c.c.
Distinti saluti,
[il tuo nome / la tua attività]
WhatsApp1º contatto
Promemoria su WhatsApp
Il canale più letto in Italia: ideale per il primo promemoria, diretto e informale.
Ciao [nome cliente], ti scrivo per un promemoria veloce: la fattura n. [numero] di [importo] è scaduta il [data scadenza] e non mi risulta ancora saldata. Credo sia solo sfuggita 🙂 Ti lascio l'IBAN per comodità: [IBAN]. Se hai già pagato ignora pure il messaggio, grazie!
WhatsApp2º contatto
Sollecito su WhatsApp
Un tono più fermo ma ancora cordiale, quando il primo messaggio non ha avuto risposta.
Buongiorno [nome cliente], torno a scriverti per la fattura n. [numero] di [importo], ormai scaduta da diverse settimane. Ti chiedo gentilmente di saldarla entro qualche giorno, o di farmi sapere tu quando riesci. IBAN: [IBAN]. Grazie!
Cosa non deve mancare in un sollecito
Qualunque sia il tono, un buon sollecito è specifico e rende il pagamento facile. Prima di inviarlo, controlla che ci sia tutto:
Riferimenti della fattura. Numero, data e importo, così il cliente la ritrova senza cercarla.
Data di scadenza. Ricordare da quando la fattura è scaduta rende la richiesta concreta.
Istruzioni di pagamento. IBAN e causale nel messaggio: ogni ostacolo in meno è un pagamento in più.
Un termine, dal secondo sollecito. Una scadenza precisa (di solito 7 giorni) trasforma il promemoria in una richiesta.
Un tono coerente col passaggio. Gentile all'inizio, fermo e professionale dopo, mai aggressivo.
L'oggetto dell'email fa la differenza
Nel sollecito via email, l'oggetto decide se il messaggio viene aperto o ignorato. Deve dire subito di cosa si tratta e contenere il numero della fattura, così è facile da ritrovare. Al primo contatto tieni un tono neutro, ad esempio «Promemoria: fattura n. 142 da saldare»; nei passaggi successivi puoi essere più esplicito, come «Sollecito di pagamento - fattura n. 142» o «Ultimo avviso prima della messa in mora». Evita oggetti vaghi («Comunicazione») o aggressivi al primo invio: rischiano di irrigidire un cliente che magari aveva solo dimenticato.
Quando inviare ogni sollecito
Sollecitare è una scala, non un singolo invio. Una sequenza tipica, da adattare al rapporto con il cliente, è questa:
Promemoria gentile: pochi giorni dopo la scadenza, dando per scontata la buona fede.
Sollecito formale: 7-10 giorni dopo, se il primo resta senza risposta, con una scadenza precisa.
Ultimo avviso: altri 7 giorni dopo, annunciando la messa in mora e gli interessi.
Messa in mora: l'atto formale via PEC o raccomandata A/R, se la via bonaria si è esaurita.
Gli esempi qui sopra sono modelli generici da copiare e adattare a mano. Se preferisci partire già dai tuoi dati, il generatore di sollecito di pagamento compila il testo con nome del cliente, numero e importo della fattura, sceglie il canale (WhatsApp, email o lettera) e, se vuoi, aggiunge in automatico gli interessi di mora e le istruzioni di pagamento. Il risultato è lo stesso di questi modelli, ma già pronto da inviare. Quando la richiesta si fa formale, il fac simile di messa in mora prepara la lettera con interessi e costi già calcolati.
Meglio ancora: che partano da soli, su WhatsApp
Copiare un esempio va bene per una fattura. Ma quando sono dieci, ognuna con la sua scadenza, il vero problema è ricordarsi di mandarli e di smettere quando il cliente paga. Saldami si collega alle tue fatture, trova quelle scadute e prepara il sollecito nel tuo tono. Lo approvi e parte su WhatsApp, poi si ferma da solo appena arriva il pagamento.
Come si scrive un sollecito di pagamento via email?
Un sollecito email efficace è breve e specifico: un oggetto chiaro con il numero della fattura, un saluto cortese, i dati della fattura (numero, importo, data di scadenza), l'invito a pagare con l'IBAN e la causale, e una firma. Nel primo sollecito il tono resta amichevole e dà per scontata la buona fede; sale di fermezza a ogni passaggio successivo. Qui sopra trovi il testo pronto per il primo, il secondo e il terzo sollecito.
Qual è l'oggetto giusto per l'email di sollecito?
L'oggetto deve far capire subito di cosa si tratta e contenere il numero della fattura, così è facile da ritrovare. Per il primo contatto va bene un tono neutro come "Promemoria: fattura n. 142 da saldare"; nei solleciti successivi puoi essere più esplicito, ad esempio "Sollecito di pagamento - fattura n. 142" o "Ultimo avviso prima della messa in mora - fattura n. 142". Evita oggetti vaghi o troppo aggressivi al primo invio.
Quanti solleciti inviare prima della messa in mora?
In genere due o tre. Si parte da un promemoria gentile, si prosegue con un sollecito formale con una scadenza precisa e, se serve, con un ultimo avviso che annuncia la messa in mora. Se anche l'ultimo avviso resta senza esito, si passa alla costituzione in mora vera e propria, l'atto formale ai sensi dell'art. 1219 c.c. da inviare via PEC o raccomandata A/R.
Dopo quanto tempo si invia il primo sollecito?
Il prima possibile. Una fattura scaduta si recupera nella grande maggioranza dei casi entro il primo mese, ma le probabilità crollano con il passare del tempo. Un promemoria gentile pochi giorni dopo la scadenza è efficace e non incrina il rapporto: spesso il ritardo è solo una dimenticanza.
Il sollecito di pagamento via email ha valore legale?
Il sollecito è una richiesta di pagamento, non un atto giudiziario, ma serve come prova di aver richiesto il pagamento e di aver dato al cliente la possibilità di adempiere. Per gli effetti legali pieni (far decorrere gli interessi di mora e interrompere la prescrizione) occorre la messa in mora, che conviene inviare via PEC o raccomandata A/R.
Posso mandare il sollecito su WhatsApp invece che per email?
Sì, e per i primi solleciti spesso è più efficace: WhatsApp è usato da quasi 9 italiani su 10 e viene letto molto più di un'email. È perfetto per un promemoria diretto e cortese. Per la messa in mora restano però consigliate la PEC o la raccomandata A/R, che danno data certa.
I modelli forniti sono generici e non costituiscono consulenza legale. Per i casi formali (messa in mora, recupero del credito) rivolgiti a un professionista. Crea ora un sollecito di pagamento.