La regola numero uno: fallo presto
La tempestività è il fattore che pesa di più. Una fattura scaduta si recupera nella grande maggioranza dei casi se la solleciti entro il primo mese, mentre le probabilità crollano con il passare del tempo. Aspettare per non disturbare è controproducente: un promemoria pochi giorni dopo la scadenza è normale, atteso e quasi sempre risolutivo, perché nella maggior parte dei casi il ritardo è solo una dimenticanza.
Il tono: gentile all'inizio, fermo per gradi
Sollecitare è una scala, non un singolo messaggio. Il primo contatto dà per scontata la buona fede: un promemoria cordiale che ricorda la scadenza. Se non basta, il secondo si fa più fermo e introduce un termine preciso. Solo se anche questo resta senza esito si passa al tono formale della messa in mora. Salire di intensità un gradino alla volta ti fa ottenere il pagamento senza bruciare il rapporto quando si trattava, come spesso accade, di una semplice svista.
Cosa deve contenere un sollecito
Qualunque sia il canale, un buon sollecito è specifico e rende il pagamento facile:
- I riferimenti della fattura: numero, importo e data di scadenza, così il cliente la ritrova subito.
- Le istruzioni di pagamento: IBAN e causale nel messaggio stesso, senza costringere a cercarli.
- Un termine, dal secondo sollecito: una scadenza chiara (di solito 7 giorni) rende la richiesta concreta.
- Un tono coerente col momento: cortese all'inizio, fermo e professionale poi, mai aggressivo.
Se vuoi partire da un testo già pronto, gli esempi di sollecito di pagamento raccolgono email e messaggi da copiare per ogni livello, oppure puoi generarlo su misura con il fac simile di sollecito di pagamento.
Su quale canale sollecitare
Non esiste il canale migliore in assoluto: ce n'è uno adatto a ogni fase.
- WhatsApp: diretto e letto da quasi 9 italiani su 10, è ideale per il primo promemoria. Come usarlo senza risultare invadente è spiegato nella guida come sollecitare un pagamento su WhatsApp.
- Telefono: utile per i casi delicati o per capire di persona perché il cliente non paga, ma va sempre seguito da un messaggio scritto che ne tenga traccia.
- Email: perfetta quando serve una comunicazione più formale e una traccia scritta, con un oggetto chiaro che contenga il numero della fattura.
- PEC o raccomandata A/R: riservate alla fase formale, la messa in mora, perché danno al sollecito una data certa e valore probatorio.
Quando il sollecito non basta: la fase formale
Se dopo i solleciti il cliente continua a non pagare, si passa alla messa in mora: l'atto formale ai sensi dell'art. 1219 del Codice civile, inviato via PEC o raccomandata A/R, che fa decorrere gli interessi di mora e interrompe la prescrizione. Da lì, come ultima risorsa, si può arrivare al decreto ingiuntivo. L'intera sequenza, con tempi e costi di ogni passaggio, è nella guida fattura non pagata: cosa fare, e la lettera formale la prepari con il fac simile di messa in mora.
Gli errori che rendono un sollecito inefficace
- Aspettare troppo. Più passa il tempo, più il credito diventa difficile da recuperare.
- Partire aggressivi. Un primo messaggio duro rischia di irrigidire un cliente che aveva solo dimenticato.
- Essere vaghi. Senza numero della fattura, importo e IBAN, il cliente deve cercare e rimanda.
- Non dare seguito. Un sollecito senza scadenza né promemoria successivo è facile da ignorare.
Il sollecito giusto, al momento giusto, senza pensarci
La parte difficile del sollecitare non è scrivere il messaggio, è ricordarsi di farlo appena una fattura scade e di smettere quando il cliente paga. Saldami si collega alle tue fatture, individua quelle scadute e prepara il sollecito nel tuo tono. Lo approvi e parte su WhatsApp, poi si ferma da solo appena arriva il pagamento.
Scopri come funziona SaldamiDomande frequenti
Come si sollecita un pagamento in modo educato?
Parti da un promemoria cortese pochi giorni dopo la scadenza, dando per scontata la buona fede ("immagino sia sfuggita"). Resta specifico su numero, importo e scadenza, allega l'IBAN per rendere facile il pagamento e chiudi in modo disponibile. Alza il tono solo se un primo messaggio gentile resta senza risposta: l'educazione non toglie fermezza, la rende più efficace.
Qual è il modo migliore per sollecitare un pagamento?
Non esiste un solo modo giusto: dipende dal momento. All'inizio funziona meglio un contatto diretto e informale, come un messaggio WhatsApp o una telefonata, che vengono letti subito. Se il ritardo si prolunga conviene passare all'email, che lascia traccia scritta, e infine alla messa in mora via PEC o raccomandata. La regola comune è la tempestività: prima solleciti, più facilmente incassi.
Ogni quanto si manda un sollecito?
Una cadenza tipica è: primo promemoria pochi giorni dopo la scadenza, secondo sollecito dopo 7-10 giorni se il primo resta senza risposta, ultimo avviso dopo altri 7 giorni e infine la messa in mora. L'importante è mantenere un ritmo costante: solleciti sporadici e imprevedibili sono facili da ignorare.
Meglio sollecitare per email, telefono o WhatsApp?
Ognuno ha il suo momento. WhatsApp è diretto e viene letto da quasi 9 italiani su 10: ideale per il primo promemoria. Il telefono è utile per i casi delicati o per capire perché il cliente non paga. L'email è perfetta quando serve una traccia scritta e un tono più formale. Per la messa in mora servono invece PEC o raccomandata A/R, che danno data certa.
Cosa scrivere in un sollecito di pagamento?
Un sollecito efficace contiene i riferimenti della fattura (numero, importo, data di scadenza), l'invito a pagare con IBAN e causale, e, dal secondo sollecito, un termine preciso. Il tono cambia con il passaggio: gentile all'inizio, più fermo poi. Trovi testi pronti da copiare negli esempi di sollecito di pagamento.
Riferimenti normativi
Le informazioni di questa guida sono generiche e non costituiscono consulenza legale. Per i passaggi formali (messa in mora, recupero del credito) rivolgiti a un professionista. Crea ora un sollecito di pagamento.