Cliente che non paga: cosa fare

Prima di agire, capisci perché non paga

Un cliente che non paga non è quasi mai un truffatore. Nella maggior parte dei casi il motivo è banale, e riconoscerlo ti fa scegliere il tono giusto invece di partire troppo duro. Le situazioni tipiche sono quattro:

• Dimenticanza. La fattura è finita nel dimenticatoio. È il caso più frequente.
• Problema di liquidità. Il cliente vorrebbe pagare, ma in questo momento non ci riesce.
• Contestazione. Non paga perché non è soddisfatto, o pensa che qualcosa non torni nel lavoro o nella fattura.
• Menefreghismo o malafede. Ha i soldi ma prende tempo, sperando che tu lasci perdere.

Il primo passo, quasi sempre, è lo stesso: un contatto diretto e gentile per capire in quale caso ti trovi.

1. Se è una dimenticanza: un promemoria basta

Manda un promemoria cortese pochi giorni dopo la scadenza, dando per scontata la buona fede. Rendi il pagamento facile: numero della fattura, importo, data di scadenza e IBAN nel messaggio stesso. Per questo primo contatto WhatsApp è spesso il canale migliore, perché è diretto e viene letto molto più di un'email. Trovi tono e testi pronti nella guida come sollecitare un pagamento su WhatsApp, oppure genera il messaggio con il fac simile di sollecito di pagamento.

2. Se ha un problema di liquidità: proponi un piano di rientro

Quando il cliente è in buona fede ma non riesce a saldare tutto subito, irrigidirsi è la scelta peggiore. Un piano di rientro, cioè un pagamento a rate con scadenze concordate, recupera il credito e salva il rapporto. Mettilo per iscritto, anche solo via email o WhatsApp: importi, date e cosa succede se una rata salta. Un accordo scritto vale come prova, responsabilizza il cliente e non ti toglie nulla, perché se l'accordo non viene rispettato puoi comunque procedere con la messa in mora.

3. Se contesta il lavoro o la fattura: tieni distinti i due piani

Ascolta la contestazione: se è fondata, trovare un accordo è nel tuo interesse. Ma attenzione a non lasciare che una lamentela pretestuosa cancelli il debito. Il punto è tenere separati i due piani: l'eventuale problema sul lavoro da una parte, il pagamento dovuto dall'altra. Documenta l'accettazione dell'incarico e le consegne (email, messaggi, materiali usati dal cliente): se il lavoro è stato accettato e utilizzato, la contestazione tardiva regge poco. Se è solo un modo per rimandare, chiarisci per iscritto e passa alla richiesta formale.

4. Se non risponde o prende tempo: alza il tono per gradi

Col cliente che sparisce o rimanda di continuo, la scala è chiara: dopo il promemoria gentile, un sollecito formale con una scadenza precisa (di solito 7 giorni); se non basta, la messa in mora ai sensi dell'art. 1219 c.c., inviata via PEC o raccomandata A/R, che fa decorrere gli interessi e interrompe la prescrizione; e, come ultima risorsa, il decreto ingiuntivo. La sequenza completa, con tempi e costi di ogni passaggio, è nella guida fattura non pagata: cosa fare. La lettera formale la prepari con il fac simile di messa in mora.

Cosa puoi aggiungere al credito

Su una fattura commerciale pagata in ritardo non chiedi solo l'importo. Ti spettano gli interessi di mora del D.Lgs. 231/2002 (tasso di riferimento BCE più 8 punti) e un risarcimento forfettario di 40 euro per i costi di recupero, senza doverlo dimostrare. Spesso è proprio la prospettiva di dover pagare di più a far muovere il cliente. Puoi quantificare tutto con il calcolo degli interessi di mora.

Puoi smettere di lavorare per chi non paga?

Spesso sì. Nei contratti a prestazioni corrispettive l'art. 1460 del Codice civile consente l'eccezione di inadempimento: se il cliente non paga, puoi sospendere la tua prestazione (consegne, servizi, lavori successivi) finché non salda. La sospensione deve però essere proporzionata e in buona fede, e molto dipende da cosa prevede il contratto: prima di bloccare tutto, conviene valutarlo con un professionista. È comunque una leva concreta, spesso più efficace di mille solleciti.

Quando rivolgerti a un legale o a un'agenzia

Il decreto ingiuntivo si chiede al tribunale con un ricorso, di norma tramite avvocato, e ha senso per crediti certi, documentati e di importo tale da giustificare le spese. Le agenzie di recupero crediti, che trattengono in genere il 10-20% dell'importo, hanno senso solo per crediti consistenti e molto datati. Per la stragrande maggioranza dei ritardi, però, non serve arrivare qui: un sollecito tempestivo sul canale giusto recupera il credito a costo quasi nullo.

Come evitare che si ripeta

• Condizioni chiare, per iscritto. Termini di pagamento, modalità ed eventuali penali nel preventivo o nel contratto, accettati prima di iniziare.
• Chiedi un acconto.Un anticipo all'avvio filtra i clienti poco affidabili e riduce il rischio.
• Fattura subito. Prima emetti la fattura, prima parte il conto alla rovescia del pagamento.
• Automatizza i promemoria. Un sistema che ti avvisa appena una fattura scade ti fa intervenire nei giorni in cui il recupero è più probabile.

Domande frequenti

Riferimenti normativi

• Codice civile, art. 1219 (costituzione in mora), art. 1460 (eccezione di inadempimento) e art. 2946 (prescrizione) su normattiva.it
• D.Lgs. 231/2002: interessi di mora e 40 € di costi di recupero nelle transazioni commerciali su normattiva.it
• Codice di procedura civile, art. 633 (decreto ingiuntivo) su normattiva.it