Cos'è un sollecito di pagamento
Il sollecito di pagamento è la comunicazione con cui ricordi a un cliente che una fattura è scaduta e gli chiedi di saldarla. Non serve un avvocato né un linguaggio minaccioso: nella maggior parte dei casi il ritardo è una semplice dimenticanza e basta un promemoria chiaro e cortese. Avere un fac simile pronto da compilare ti fa risparmiare tempo e ti evita di partire troppo duro o troppo timido.
I tre livelli: promemoria, sollecito, messa in mora
Sollecitare un pagamento è una scala, non un singolo gradino.
- 1. Promemoria gentile. Pochi giorni dopo la scadenza, con tono amichevole. Spesso risolve da solo.
- 2. Sollecito formale. Se il primo non basta: più fermo, con una scadenza precisa (di solito 7 giorni) e, se vuoi, gli interessi di mora.
- 3. Ultimo avviso / messa in mora. L'atto formale ai sensi dell'art. 1219 c.c., da inviare via PEC o raccomandata A/R, prima di rivolgerti a un legale.
Se il cliente continua a non pagare anche dopo i solleciti, vedi la guida completa: fattura non pagata, cosa fare.
Come renderlo efficace senza rovinare il rapporto
La paura di chi lavora in proprio è semplice: chiedere i soldi e perdere il cliente. Per questo conviene iniziare gentili, dare il beneficio del dubbio («immagino sia sfuggita») e rendere il pagamento facile, allegando IBAN e causale. Sii specifico su numero, importo e data di scadenza, e alza il tono solo se serve davvero. Conta anche la rapidità: prima invii il promemoria, più alte sono le probabilità di incassare. WhatsApp, usato da quasi 9 italiani su 10, è il canale ideale per i primi due livelli.
Quando inviare il sollecito
Il tempismo conta più del tono. Una fattura scaduta si recupera nel 93% dei casi entro il primo mese, ma in meno del 30% dopo un anno: ogni settimana di attesa riduce le probabilità di incassare. Una cadenza che funziona, senza risultare aggressiva, è questa.
- 1-3 giorni dopo la scadenza: il promemoria gentile. Il ritardo è quasi sempre una svista e un messaggio cortese la risolve.
- Dopo 7-10 giorni: il sollecito formale, con una scadenza precisa e, se vuoi, gli interessi di mora.
- Dopo altri 10-15 giorni: la messa in mora via PEC o raccomandata A/R, l'ultimo passaggio prima di un legale.
Cosa scrivere: gli elementi che non devono mancare
Un buon sollecito è specifico e rende il pagamento facile. Che tu parta dal fac simile o scriva da zero, controlla che ci siano questi elementi.
- I riferimenti della fattura: numero, importo e data di emissione.
- La scadenza e i giorni di ritardo, per ancorare la richiesta a un fatto preciso.
- Un nuovo termine chiaro entro cui chiedi il pagamento (per esempio 7 giorni).
- Le modalità di pagamento: IBAN e causale, così il cliente può saldare in un minuto.
Esempio di promemoria gentile
«Ciao [Nome], ti scrivo solo per ricordarti la fattura n. [numero] da [importo], scaduta il [data]. Immagino sia sfuggita: se ti è comodo puoi saldarla su IBAN [IBAN]. Grazie mille!»
Tutti i testi pronti, per ogni livello e canale, sono nella raccolta di esempi di sollecito di pagamento.
Domande frequenti
Il sollecito di pagamento ha valore legale?
Un sollecito è una richiesta di pagamento e non è un atto giudiziario, ma ha valore come prova del fatto che hai richiesto il pagamento. Per produrre effetti legali pieni (come la decorrenza degli interessi e l'interruzione della prescrizione) conviene inviare il livello più formale, la messa in mora, tramite PEC o raccomandata A/R.
Che differenza c'è tra sollecito e messa in mora?
Il sollecito è un promemoria, anche informale, che invita a pagare. La messa in mora (o costituzione in mora) è l'atto formale, ai sensi dell'art. 1219 c.c., con cui intimi il pagamento e fai decorrere gli interessi di mora. In genere si parte dal sollecito gentile e si arriva alla messa in mora solo se il cliente continua a non pagare.
Posso inviare il sollecito di pagamento su WhatsApp?
Sì. Per i primi solleciti WhatsApp è spesso il canale migliore: è usato da quasi 9 italiani su 10 e viene letto molto più di un'email. È diretto e meno formale, perfetto per un promemoria gentile senza incrinare il rapporto. Per la messa in mora resta consigliata la PEC o la raccomandata A/R.
Come si calcolano gli interessi di mora?
Per le transazioni commerciali si applica il tasso del D.Lgs. 231/2002 (tasso di riferimento BCE + 8 punti), calcolato sull'importo dovuto per i giorni di ritardo. Lo strumento qui sopra li calcola in automatico: attiva l'opzione "Aggiungi gli interessi di mora" e inserisci la data di scadenza.
Dopo quanto tempo conviene inviare un sollecito?
Prima possibile. Una fattura scaduta si recupera nel 93% dei casi entro il primo mese, ma in meno del 30% dopo un anno. Un primo promemoria gentile pochi giorni dopo la scadenza è efficace e non rovina il rapporto: spesso è solo una svista.
Quante volte posso sollecitare un cliente?
Non c'è un limite di legge. Conviene però seguire una scala anziché ripetere lo stesso messaggio: un promemoria gentile, poi un sollecito più fermo con una scadenza precisa, infine la messa in mora. È il cambio di livello, nel tono e nel canale, a fare la differenza, non il numero di messaggi.
Il sollecito vale anche per un cliente privato, non un'azienda?
Sì, il promemoria funziona con chiunque. Cambia però il regime degli interessi: quelli automatici del D.Lgs. 231/2002 valgono per le transazioni tra imprese e professionisti (B2B), mentre verso un privato si applicano gli interessi legali (art. 1284 c.c.), che decorrono dalla costituzione in mora e non in automatico dalla scadenza.
Serve la PEC per inviare un sollecito?
No. Per i primi solleciti vanno benissimo WhatsApp, un'email o un messaggio: l'obiettivo è farsi leggere e ricordare la scadenza. La PEC, o la raccomandata A/R, serve più avanti per la messa in mora, quando conta avere una data certa di ricevimento.
Riferimenti normativi
- D.Lgs. 231/2002: interessi di mora nelle transazioni commerciali su normattiva.it
- Codice civile, art. 1219 (costituzione in mora) su normattiva.it
I modelli forniti sono generici e non costituiscono consulenza legale. Per i casi formali (messa in mora, recupero del credito) rivolgiti a un professionista. Scopri come Saldami invia i solleciti su WhatsApp.