Agisci in fretta: il tempo è la variabile che conta di più
La prima cosa da fare di fronte a una fattura non pagata è semplice: muoverti subito. Una fattura scaduta si recupera nel 93% dei casi entro il primo mese, ma la percentuale crolla sotto il 30% dopo un anno. Più aspetti, più il credito diventa difficile da incassare. Aspettare per non disturbare il cliente è quasi sempre la scelta peggiore: spesso il mancato pagamento è solo una dimenticanza e un promemoria tempestivo lo risolve in un attimo.
1. Il sollecito bonario
Pochi giorni dopo la scadenza, invia un promemoria cortese. Dai per scontata la buona fede («immagino sia sfuggita») e rendi il pagamento facile: indica numero della fattura, importo, data di scadenza e IBAN. Per questo primo contatto WhatsApp è spesso il canale migliore, perché è usato da quasi 9 italiani su 10 e viene letto molto più di un'email che resta tra le non lette. Vedi come scriverlo nella guida come sollecitare un pagamento su WhatsApp.
Se vuoi un testo pronto, puoi usare il fac simile di sollecito di pagamento: compili i dati e ottieni il messaggio in tre livelli di tono, da inviare su WhatsApp, via email o come lettera.
2. Il sollecito formale
Se il promemoria gentile resta senza risposta, è il momento di alzare il tono. Il sollecito formale ribadisce la richiesta in modo più fermo, fissa una scadenza precisa (di solito 7 giorni) e mette in chiaro le conseguenze del mancato pagamento: la costituzione in mora e l'applicazione degli interessi. Resta professionale, ma non lasciare spazio a equivoci sul fatto che il pagamento è dovuto.
3. La messa in mora
La messa in mora (o costituzione in mora) è l'atto formale previsto dall'art. 1219 del Codice civile con cui intimi ufficialmente il pagamento. A differenza di un sollecito qualsiasi, produce due effetti concreti: fa decorrere gli interessi di mora e interrompe la prescrizione del credito. Per avere data certa va inviata tramite PEC o raccomandata A/R, indicando il credito, l'importo e un termine ultimo per pagare.
4. Interessi di mora e costi di recupero
Su una fattura commerciale pagata in ritardo hai diritto agli interessi di mora previsti dal D.Lgs. 231/2002, pari al tasso di riferimento della BCE maggiorato di 8 punti percentuali (aggiornato al primo semestre 2026: 10,15%). Si calcolano sull'importo dovuto per i giorni di ritardo. In più, la legge ti riconosce un risarcimento forfettario di 40 euro per i costi di recupero, senza bisogno di dimostrarli. Sono cifre che spesso convincono il cliente a saldare prima che crescano. C'è poi il capitolo fiscale, che pesa quanto gli interessi: se ti stai chiedendo se l'IVA su una fattura non pagata va versata comunque, dipende dal tuo regime.
5. Il decreto ingiuntivo
Quando la via bonaria si è esaurita, lo strumento principale è il decreto ingiuntivo (art. 633 c.p.c.): un provvedimento del giudice che ordina al debitore di pagare. Per ottenerlo serve una prova scritta del credito, e la fattura accettata insieme alla documentazione del rapporto è in genere sufficiente. È un passaggio con costi e tempi, quindi conviene tenerlo come ultima risorsa e farsi assistere da un legale: una volta divenuto esecutivo, apre la strada al recupero forzato del credito.
Quando si prescrive il diritto a incassare
Il diritto a incassare una fattura non dura per sempre. La regola generale è la prescrizione ordinaria di dieci anni (art. 2946 c.c.), ma per alcune categorie valgono termini più brevi, ad esempio tre anni per certe prestazioni professionali. La buona notizia è che ogni messa in mora interrompe la prescrizione e fa ripartire il conteggio: un motivo in più per formalizzare la richiesta invece di lasciar passare il tempo. Per il termine esatto applicabile al tuo caso, conviene una verifica con un professionista.
Come prevenire le fatture non pagate
- Concorda condizioni chiare per iscritto. Termini di pagamento, modalità e penali nel preventivo o nel contratto, accettati prima di iniziare.
- Chiedi un acconto. Un anticipo all'avvio del lavoro riduce il rischio e filtra i clienti poco affidabili.
- Fattura subito. Prima emetti la fattura, prima parte il conto alla rovescia del pagamento.
- Automatizza i promemoria. Un sistema che ti avvisa appena una fattura scade ti fa intervenire nei giorni in cui il recupero è più probabile.
Lascia che i solleciti partano da soli, su WhatsApp
Saldami si collega alle tue fatture, trova quelle scadute e prepara il sollecito nel tuo tono. Lo approvi e parte su WhatsApp, poi smette da solo appena il cliente paga. Tu mantieni il controllo, senza dover ricordare ogni scadenza.
Scopri come funziona SaldamiDomande frequenti
Cosa fare subito quando una fattura non viene pagata?
Agisci in fretta con un sollecito bonario. Una fattura scaduta si recupera nel 93% dei casi entro il primo mese, ma in meno del 30% dopo un anno. Un promemoria gentile pochi giorni dopo la scadenza, con numero, importo, scadenza e IBAN, di solito basta: spesso il mancato pagamento è solo una svista.
Quanti solleciti inviare prima di passare alle vie legali?
Non c'è un numero obbligatorio per legge, ma una sequenza ragionevole è: un promemoria gentile, un sollecito formale con scadenza, e infine la messa in mora via PEC o raccomandata A/R. Solo se anche la messa in mora resta senza esito ha senso valutare il decreto ingiuntivo.
Che differenza c'è tra sollecito e messa in mora?
Il sollecito è un promemoria, anche informale, che invita a pagare. La messa in mora (o costituzione in mora) è l'atto formale, ai sensi dell'art. 1219 c.c., con cui intimi il pagamento: fa decorrere gli interessi di mora e interrompe la prescrizione. In pratica si parte dal sollecito e si arriva alla messa in mora solo se il cliente continua a non pagare.
Quali interessi posso chiedere su una fattura non pagata?
Per le transazioni commerciali si applicano gli interessi di mora del D.Lgs. 231/2002, pari al tasso di riferimento BCE maggiorato di 8 punti (aggiornato al primo semestre 2026: 10,15%). Oltre agli interessi, puoi richiedere un risarcimento forfettario di 40 euro per i costi di recupero, senza doverli dimostrare.
Dopo quanto tempo si prescrive il diritto a incassare una fattura?
La regola generale è la prescrizione ordinaria di dieci anni (art. 2946 c.c.), ma per alcune categorie valgono termini più brevi (per esempio tre anni per certe prestazioni professionali). La messa in mora interrompe la prescrizione e fa ripartire il conteggio. In caso di dubbio, verifica il termine specifico con un professionista.
Conviene rivolgersi subito a un avvocato?
Di solito no. La via legale (decreto ingiuntivo) ha costi e tempi, quindi conviene tenerla come ultimo passaggio. Prima esaurisci la scala dei solleciti fino alla messa in mora: nella maggior parte dei casi il credito rientra senza arrivare in tribunale.
Riferimenti normativi
Le informazioni di questa guida sono generiche e non costituiscono consulenza legale. Per i casi formali (messa in mora, decreto ingiuntivo, recupero del credito) rivolgiti a un professionista. Crea ora un sollecito di pagamento.